院属各部门：

为了安全规范管理学院干部人事档案，进一步规范档案查借阅程序，更好地为教职工服务，学院决定印发《江西信息应用职院干部人事档案查借阅相关规定》，请组织学习并遵照执行。

特此通知

附件：江西信息应用职院干部人事档案查借阅相关规定

江西信息应用职业技术学院

2015年3月7日

附件：

江西信息应用职院干部人事档案查借阅相关规定

为了进一步规范干部人事档案查借阅工作，使干部人事档案信息更好地为组织人事人才工作服务，按照中央组织部提出的“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则和有关要求，结合学院实际，对查借阅学院干部人事档案的有关事项规定如下：

一、查借阅单位范围

1．下列单位因工作需要可到学院组织人事处办理学院干部人事档案查借阅事宜：

⑴江西信息应用职业技术学院内设科级机构；

⑵江西信息应用职业技术学院组织人事处各成员；

⑶江西信息应用职业技术学院以外其它处级及以上级别单位的党委（党组）及其所属的组织人事部门。

2．上述范围之外的单位因公需要查阅干部人事档案的，可按照隶属关系或人事关系由规定范围之内的单位代为办理；干部职工办理公证、户籍登记、申报评审专业技术职务（职业）资格等因私事项确需查阅干部人事档案的，按照本规定第三项“查借阅手续”的第5条办理。

二、查借阅事由

办理下列事项时可按照规定查借阅干部人事档案：

1．干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退离休、工资待遇、职称评审、治丧、制作档案副本等。

2．案件调查。

3．社会保险、公证、户籍登记。

4．编史修志、撰写传记、举办展览或纪念活动。

三、查借阅手续

1．查借阅干部人事档案需由查阅单位出具专用介绍信，说明查借阅理由、查借阅内容和本单位所派查借阅人员姓名及政治面貌并加盖查借阅单位公章，查借阅人员需出示有效身份证件，由干部人事档案管理部门按照规定提供有关档案信息。

2．为便于学院干部人事工作中查阅干部人事档案，对组织人事处各成员因工作需要查阅干部人事档案的手续适当简化，由组织人事处负责人通知档案管理员后查阅。

3．学院领导档案（副本）一般不提供查借阅。学院内设机构因特殊情况确需查阅的，需由查阅单位书面说明查阅理由和内容，经组织人事处负责人签批同意后由档案管理员提供有关档案信息。

4．干部人事档案一般不外借，组织人事处因特殊情况确需借出使用的，需严格履行登记手续，每次只能借阅一卷并须于当日归还，但不得将本处室工作人员的干部人事档案借出查阅。

5．干部职工办理因私事项确需查阅干部人事档案的，需有所办理事项主管部门的相关证明、函件及所在科级单位（离退休人员由有关离退休干部工作机构）出具的证明（或介绍信）及本人有效身份证件，经组织人事处负责人同意后由档案管理员按照有关规定查阅提供。

四、查借阅人员

1．查阅干部人事档案须由2名（组织人事处可为1名）中共党员且均需为本单位正式干部承办。

2．查阅学院领导档案（副本），须由1名正科级和1名副科级以上党员领导干部承办。

3．因私事项可由干部所在部门代为办理。

五、查借阅注意事项

1．除学院人事、党务、纪检监察审计等部门外，学院其他部门只能查阅本部门工作人员的干部人事档案。

2．查阅干部人事档案一般只能摘抄，特殊情况需要复制干部人事档案材料的，需由查阅单位书面说明需复制的档案材料名称及事由，经组织人事处负责人签批同意后由档案管理员提供复制件并进行登记。

3．对外提供的外调、证明等材料，属依据干部人事档案材料摘录的，由组织人事处档案管理员提供并加盖组织人事处公章；属现实表现及考察、鉴定、审查等意见的，由有关单位另行办理。

六、查借阅纪律

1．任何人不得翻阅本人、配偶及与查档人员有直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系的干部人事档案。

2．查借阅人员须严格遵守保密制度，不得泄露干部人事档案中不宜公开的内容。

3．查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经批准不得擅自复制档案材料。

4．借出使用的干部人事档案和摘抄、复制的干部人事档案材料，有关人员要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。

5．违反干部人事档案查借阅规定造成不良后果的，按照《中华人民共和国档案法》、《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。

本规定自下发之日起施行。