院属各部门：
为了进一步规范档案管理，经研究，特制定《江西信息应用职业技术学院档案管理办法（试行）》，现下发至各本门，请遵照执行。
特此通知。
附件：江西信息应用职业技术学院各部门文件材料立卷归档范围和保管期限（试行）
二〇一四年五月五日
江西信息应用职业技术学院档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为规范我院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》、江西省教育厅、江西省档案局《江西省实施< 高等学校档案管理办法>细则》，结合我院实际，制定本办法。
第二条 高校档案是指从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学院重要的基础性工作，纳入学院整体发展规划。
第四条 学院档案工作，接受上级有关部门的业务指导、监督和检查。
第五条 学院档案工作由院长领导，分管院领导协助。
第二章 机构设置与人员配备
第六条 学院在党政办公室设立档案室，其管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；
（二）拟定学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具、编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开发和利用工作；
（七）开展学院档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展校内外档案先学术研究和交流活动。
第七条 为保存和利用好档案，建立符合要求的档案库房和管理设施。
第八条 党政办公室确立一名负责人，分管学院档案室的工作；学院档案室配备专职工作人员。
各部门确立一名负责人，分管档案工作；安排一名兼职档案员，明确岗位职责。
第三章 档案管理
第九条 学院建立、健全档案工作的检查、考核与评估制，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。
第十条 学院对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括党委、工会、团委等组织的各种会议文件、记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。
学院党群类部门：党政办公室、监察审计室、组织人事处、宣传部、工会、团委、思想政治教研部。
（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、记录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。
学院行政类部门：党政办公室、组织人事处、监察审计室、保卫处、后勤保障处、图书馆。
（三）学生类：主要包括学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
学院学生类部门：学工处、招生办、就业中心。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、实践和研究等活动的文件材料。
学院教学类部门：教务处、各系、成教中心、信息技术中心。
（五）科研类：略。
学院科研类部门：科研处。
（六）基本建设类：略。
学院基本建设类部门：后勤保障处。
（七）仪器设备类：主要包括精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
学院仪器设备类部门：资产管理处。
（八）产品生产类：略。
（九）出版物类：学报
学院出版物类部门：科研处。
（十）外事类：出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修等材料。
学院外事类部门：组织人事处。
（十一）财会类：略。
学院财会类部门：计财处。
学院可根据实际情况确定归档范围。归档材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（音）等各种载体形式。
第十一条 学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
各部门负责档案工作的人员，应当按照归档要求，组织本部门及时整理档案和立卷。兼职档案员应当按照文件材料的自然形成规律，系统整理组卷，编制页号、件号，制作卷内目录，交本部门档案工作负责人检查合格后，移交学院档案室。
由于目前学院档案室人员少、库房小，因此，近期各部门应移交的档案，为年份较长的、本部门基本不查阅的。档案量较大的，如学生档案、财务档案等，仍然存放在本部门。学院档案室对存放在部门的档案进行检查。
第十二条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合规范和标准。
第十三条 归档时间为：
（一）各部门在次年6月底前归档；
（二）科研类应当在项目完成后两个月内归档；基建类应当在项目完成后三个月内归档。重大活动应当在结束后两个月内归档。
第十四条 学院档案室对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第十五条 学院档案室按照有关规定，确定档案的保管期限。对期限已满、失去价值的，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。
第十六条 学院档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。破损或褪色的，及时修复或复制。重要档案和修复的档案，及时数字化保存。
第十七条 国家需要时，学院应当提供档案原件或复制件。
第十八条 学院个人对其从事教学、科研、管理等职务活动中形成的档案材料，应及时归档，任何个人不得据为己有。
个人在非职务活动中形成的重要档案材料，学院档案室可通过征集、代管等形式进行管理。
学院档案室对于与学院有关的各种档案史料，制定征集制度和办法。
第十九条 学院档案室应对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。遇有特殊情况，应当立即向院长报告，及时处理。
库房的技术管理工作，应当建立健全规章制度，专人负责。
第二十条 学院档案室应当认真执行档案统计年报制度。
第四章 档案的利用和公布
第二十一条 学院档案室应当按照国家有关规定公布档案。公布档案，须经学院授权。属下列情况之一的，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；。
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第二十二条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的、范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。
境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十三条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，须经档案形成部门或本人同意，必要时报院长审批。需要利用的档案涉及重大问题或国家机密，须经学院保密部门批准。
第二十四条 重要、珍贵档案，一般不提供原件。特殊需要，须经档案机构负责人批准。
加盖学院档案室管理部门公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十五条 学院档案室逐步设立专门的阅览室，编制必要的检索工具（按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗目录、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案提供便利条件。
第二十六条 学院档案机构是学院出具档案证明的唯一机构。
档案利用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可按照规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案的，应当无偿和优先提供。
第二十七条 寄存的档案，归寄存者所有。如需向社会提供利用，须经寄存者同意。
第二十八条 学院档案机构应当积极开展档案的编研和年鉴、校志的编撰。
第二十九条 学院档案室应当采取多种形式（如档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的，应当开设有关档案管理的选修课。
第五章 条件保障
第三十条 学院将档案工作所需经费列入预算，保证工作需求。
第三十一条 学院为档案室提供专用的、符合要求的档案库房。按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时改扩建或新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子档等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十二条 学院设立专项经费，配置档案现代化、信息化设备设施，加快数字档案室建设，与学院数字化校园建设同步。
第六章 奖励与处罚
第三十三条 学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：
（一） 在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二） 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三） 在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；
（四） 将重要、珍贵档案捐赠给学院的；
（五） 同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
（六） 被省级及以上行政部门表彰的档案工作先进集体和个人。
第三十四条 有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档、拒绝归档或将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第三十五条 本办法（试行）由党政办公室负责解释。
第三十六条 本办法（试行）自发布之日起施行。
附件：
江西信息应用职业技术学院各部门文件材料立卷归档范围和保管期限（试行）
根据教育部、国家档案局2008年9月1日公布施行的《高等学校档案管理办法》，以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，结合我院各部门的职能而初步划分。
党政办公室文件材料立卷归档范围和保管期限
党务综合部分（DQ11）
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级党组织有关党的建设的文件材料（针党代会对本校的，永久保存） |
长期 |
2 |
本校党代会文件材料 |
|
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等 |
永久 |
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反应记录、小组会议纪录等 |
长期 |
(3)参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样 |
短期 |
3 |
本校党委会、党委扩大会、支部书记会、纪要、决议及会议讨论的文件 |
永久 |
4 |
党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） |
永久 |
5 |
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 |
永久 |
6 |
以党委名义召开的工作会议材料 |
永久 |
7 |
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 |
永久 |
8 |
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 |
永久 |
9 |
党委工作简报 |
永久 |
10 |
党委大事记 |
永久 |
11 |
党群系统启用印章的文件和印模 |
永久 |
12 |
党群系统重要统计材料 |
永久 |
13 |
党委各机构、支部报党委的工作计划、总结、报告请示及批复 |
长期 |
14 |
党委保密、秘书工作的有关材料 |
长期 |
15 |
重要的群众来信来访及处理材料 |
长期 |
16 |
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 |
长期 |
17 |
支部工作计划、总结、重要报告经验介绍、调查材料、会议纪录和统计表 |
长期 |
18 |
支部建党工作及有关材料 |
长期 |
19 |
支部人员奖励及有关材料 |
长期 |
行政综合部分（XZ11）
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关高校行政管理的综合性文件长期
2全校性的规章制度永久
3学校年度、学期工作计划、报告总结永久
4校长办公会记录、纪要永久
5中层干部会记录、纪要永久
6全校性的工作会议、座谈会文件长期
7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期
8本校教育事业规划、计划及上级批复永久
9学院评估材料永久
10教职工代表大会文件材料长期
11本校向上级的请示及其批复永久或长期
12本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期
13有关全校性工作的调查材料和经验总结永久
14学年报表及综合统计永久
15启用印章的文件及印模永久
16本校历史沿革、情况介绍永久
17本校大事记、简报、信息、动态等永久
18校史工作材料永久
19校友工作材料长期
20校庆工作材料长期
21群众来信来访文件材料长期
22普选工作材料短期
23上级有关学院各单位的来文长期
24各单位会议纪录、纪要、简报长期
25各单位工作计划、总结、报告长期
26各单位统计年报及重要材料长期
XZ16 档案
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关档案工作的文件长期
2档案工作规章制度长期
3档案工作计划、报告、总结长期
4档案概况、发展规划、藏品目录、统计及其年报永久
5与校外交流的有关材料长期
6档案馆指南、全宗介绍永久
组织人事处文件材料立卷归档范围和保管期限
一、组织部分（DQ13）
序号类 目 名 称保管期限
1上级关于组织工作的指示、决定、通知简报长期
2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久
3本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久
4落实政策的有关材料长期
5干部任免、调动材料永久
6干部名册永久
7支部改选报告、审批材料长期
8支部委员名册长期
9党员名册长期
10吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期
11发展新党员、预备党员转正的名册长期
二、人事部分（XZ12）
序号类 目 名 称保管期限
1上级机关有关人事工作的文件长期
2本校人事工作的规章制度长期
3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议纪录永久
4机构、编制规划、计划报告及上级批复永久
5校内机构设置、变动的文件材料永久
6学校权限内的干部任免文件及名册永久
7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期
8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期
9教职工动态月报长期
10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久
11教师进修计划、安排、总结长期
12教师工作量的规定及执行情况长期
13教师业务考核材料长期
14人事统计报表永久
15教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久
16教研室、研究室正负主任名册长期
17教职工评定、聘任职业技术职称材料及上级批复（按类立卷，附审批表）长期
18教职工工资调整材料、名册长期
19教职工转正定级材料长期
20教职工校内调动材料长期
21教职工录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期
22教职工调出的材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）长期
23教职工离、退休及有关荣誉的材料长期
24教职工福利工作长期
25使用临时工材料长期
26人民来信来访材料长期
三、统战部分(DQ15)
略
宣传部文件材料立卷归档范围和保管期限
DQ14
序号类 目 名 称保管期限
1上级关于宣传工作的文件长期
2本校宣传工作计划、决定报告通知和总结永久
3教职工政治思想工作动态及调查材料长期
4理论学习的决定、通知、计划、总结长期
5反映本校重大活动的简报及图表永久
6上级有关学生思想政治工作的文件长期
7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久
8学生思想政治工作计划、报告、总结永久
9学生思想政治工作典型调查材料和统计长期
10学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期
11各系学生政治工作人员名单长期
计划财务处文件材料立卷归档范围和保管期限
CK11 综合
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关财务会计工作的文件材料永久
2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件长期
3学校基金管理工作文件短期
4有关财务管理方面的其它文件材料短期
5会计移交清册长期
6财务档案移交保管清册永久
7财务档案销毁清册长期
CK12 会计报表
序号类 目 名 称保管期限
1决算报表（含基建综合决算）永久
2预算会计报表短期
3年度以上规划表、分配计划、测算表长期
4年度以上各种统计报表（含工资报表）长期
5季度以下各种计划、统计报表短期
CK13 会计账簿
序号类 目 名 称保管期限
1涉及外事会计账簿永久
2总账长期
3预算内账簿（含明细账、分户或登记帐）短期
4预算外账簿（含明细账、分户或登记帐）短期
5学校专项基金账簿短期
6日记账（其中，现金、银行存款日记账）长期
7固定资产明细账（卡片）（固定资产报废后保管5年）短期
CK14 会计凭证
序号类 目 名 称保管期限
1涉及外事的会计凭证永久
2预算内各种原始凭证、记账凭证短期
3预算外各种原始凭证、记账账单短期
4学校基金各种原始凭证记账凭证短期
5银行存款余额调节表短期
6会计拨款凭证及其它会计凭证短期
7银行对外账单短期
8涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期
CK15 工资清册
序号类 目 名 称保管期限
1工资发放名册永久
2工资转移、证明、通知存根长期
3各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等短期
教务处文件材料立卷归档范围和保管期限
JX11 综合
序号类 目 名 称保管期限
1上级下达的有关教学工作的文件材料长期
2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久
3学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议纪录调研报告、简报、总结永久
4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期
5统计报表永久
JX14 学籍管理
序号类 目 名 称保管期限
1学生成绩总册永久
2在校学生名册永久
3学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学长期
4毕业证存根领取签收册长期
JX18 教材
序号类 目 名 称保管期限
1自编、主编教材长期
2各系各专业使用教材目录长期
3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期
4其它有保存价值的自编参考资料短期
学生工作处文件材料立卷归档范围和保管期限
XS11
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关学生管理工作的文件材料长期
2本校学生管理工作的规章制度
3学生档案
4新生入学登记表永久
5学生体检表
6学生奖惩记录长期
7毕业生登记表
8学工处学生管理工作的主要材料
9各系学生管理工作的主要材料
注：除学生个人档案外，以班级为单位建档。
科研处文件材料立卷归档范围和保管期限
一、科研部分
KY11 综合
序号类 目 名 称保管期限
1科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理的的文件材料长期
2申报科学基金及有关批复长期
3学会工作（学术活动）材料短期
KY12-1 科研准备阶段
序号类 目 名 称保管期限
1开题报告与课题调研论证材料长期
2任务书、合同、协议书永久
3课题研究计划、设计长期
4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期
5课题投资和预决算材料短期
KY12-2 研究实验阶段（略）
KY12-3总结鉴定阶段
序号类 目 名 称保管期限
1研究报告永久
2论文专著永久
3工艺技术报告永久
4专家评审意见永久
5鉴定会材料（鉴定代表名单、会议纪录，鉴定意见）长期
6鉴定证书永久
7推广应用意见长期
8课题工作总结长期
KY12-4 申报奖励阶段
序号类 目 名 称保管期限
1科研成果登记表、报告表、奖励申报与审批材料、获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久
2专利申请书或证书原件或影印件永久
KY12-5 推广应用阶段（略）
注：以上除综合部分外，其它按学科或专业或项目设置类目。
二、出版类部分 CB
校刊的有关材料。
三、教学检查部分 JX11-4
教学检查的有关材料。
招生办公室文件材料立卷归档范围和保管期限
XS12 招生
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关招生工作的文件材料长期
2招生计划、规定、生源计划长期
3新生录取材料及新生名单长期
4委培、代培、自费生计划、合同及名单长期
5招生宣传、招生工作总结短期
就业指导办公室文件材料立卷归档范围和保管期限
XS13 就业
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关就业工作的文件材料长期
2就业工作计划、简报、总结长期
3毕业生就业名册永久
4毕业证、派遣证存根领取签收册长期
5毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期
保卫处文件材料立卷归档范围和保管期限
XZ14
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关保卫工作的文件长期
2本校保卫工作方面的规章制度长期
3本校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久
4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期
5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期
6要害部门的保卫、消防工作长期
7保卫工作简报长期
8其它工作材料
监察审计办公室文件材料立卷归档范围和保管期限
一、纪检部分（DQ12）
序号类 目 名 称保管期限
1上级纪委关于纪检工作的文件长期
2纪委工作规章制度长期
3纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久
4校纪委会议纪录长期
5党员处分、复查材料长期
6群众来信来访及处理意见短期
二、监察、审计部分（XZ13）
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关监察、审计工作的文件长期
2本校监察、审计工作方面的规章制度长期
3监察、审计工作计划、总结、调查报告长期
4监察、审计工作统计年报及重要报表长期
资产管理处文件材料立卷归档范围和保管期限
SB11 综合
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期
2学院仪器、设备管理的规章制度长期
3设备工作计划、报告、总结、调查材料长期
4本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期
5本校仪器、设备移交清册及报废、调拨报告和批复长期
6综合性统计材料长期
仪器设备项目 SB12
序号类 目 名 称保管期限
1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期
2上级或主管部门批复和准购批示长期
3定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期
注：归档范围参照以上内容，结合固定资产管理内容确定。
后勤保障处文件材料立卷归档范围和保管期限
一、总务 XZ15
序号类 目 名 称保管期限
1上级关于总务工作的文件短期
2本处规章制度长期上级关于总务工作的文件
本处规章制度
3工作计划、报告、调查材料长期
4房屋管理、调配使用、转移的规定、总结长期
5三废治理工作的文件材料长期
6爱国卫生、医疗保健工作计划、规定、通知、总结等文件长期
7师生员工健康状况调查材料及统计表永久
8本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期
9车辆管理材料短期
10伙食工作材料短期
11校园绿化材料短期
12水、电工作材料
13产业管理材料
二、基建
基本建设综合 JJ11
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关基建工作的文件长期
2基建工作规章制度长期
3基建工作计划、总结、简报长期
4基建工作总体规划永久
5基建工作年度（季度）总结、统计报表永久
6基建工作财务预、决算长期
7全校性总体规划、设计总体平面永久
8水、电、气管道分布图永久
9地质勘探、地形测量材料永久
可行性研究 JJ12-1
序号类 目 名 称保管期限
1项目建议书及上级批复永久
2可行性研究报告永久
3项目评估永久
4环境预测、调查报告永久
5设计任务书及计划任务书永久
设计基础 JJ12-2
序号类 目 名 称保管期限
1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明永久
2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久
3水文、气象、地震及其它设计基础材料永久
设计文件 JJ12-3
序号类 目 名 称保管期限
1初步设计永久
2技术设计永久
3施工图设计短期
4技术秘密材料、专利文件永久
5设计计算书长期
6关键技术试验永久
7总体规划设计永久
8设计评价、鉴定及审批长期
工程管理文件 JJ12-4
序号类 目 名 称保管期限
1征用土地批准文件、及红线图、拆迁、补偿协议书永久
2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久
3施工执照永久
4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书永久
5产权证书永久
施工JJ12-5
序号类 目 名 称保管期限
1、
土地施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期
（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期
（4）建筑材料实验报告长期
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用划定审批永久
（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久
（8）隐蔽工程验收记录永久
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久
（10）分项、分单位工程抽量检查、评定长期
（11）交工验收记录证明长期
（12）竣工报告、竣工验收报告永久
2、
设备及管线安装施工
文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期
（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期
（4）隐蔽工程检查验收报告长期
（5）强度、密闭性实验报告长期
（6）设备调试记录短期
（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期
（8）系统调试、实验报告长期
（9）管道清洗、通水、消毒记录短期
（10）管线标高位置，坡度测量记录长期
（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定长期
（12）竣工报告、竣工验收报告长期
3、
电气、仪
表、
安、装、施、工、文、件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期
（3）调试、整定记录长期
（4）性能测试和校核长期
（5）施工安装记录，整理检查评定、、，事故处理报告长期
（6）操作、联动试验短期
（7）电气装置交接记录短期
（8）中间交工验收记录、工程质量评定长期
（9）竣工报告、竣工验收报告长期
竣工验收JJ12-6
序号类 目 名 称保管期限
1竣工验收报告永久
2全部验收图纸永久
3质量评审材料永久
4工程现场声像材料永久
5竣工验收会议决议文件永久
基建器材管理 JJ12-7
序号类 目 名 称保管期限
1主要材料消耗短期
2交付使用的固定资产永久
生产技术准备、试生产JJ12-8
序号类 目 名 称保管期限
1技术准备计划短期
2试生产管理、技术责任制长期
3试车方案、产品技术参数、性能、图纸短期
4设备试车、验收、运转、维护记录长期
5安全操作规程、事故分析报告长期
6技术培训材料短期
7工业卫生、劳动保护材料长期
注：JJ12,按单项工程设置类目。
工会文件材料立卷归档范围和保管期限
DQ16
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关工会工作的文件长期
2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久
3会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等）长期
4先进集体、个人表彰名单、材料长期
5处分会员的有关材料长期
6委员会会议纪录、纪要短期
7基层工会干部名册长期
8会员名册长期
9妇女工作材料长期
10家属工作材料长期
团委文件材料立卷归档范围和保管期限
DQ17
序号类 目 名 称保管期限
1上级关于团的工作文件长期
2本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久
3本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久上级关于团的工作文件
4团委工作计划、报告、总结及规章制度永久本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）
5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期
6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
7处分团员的材料及复查材料长期
8批准入团、离团材料及名单长期
9团干部名单长期
10团员名册长期
11学生团组织档案
12团委会议记录长期
13学生会文件、材料长期
14本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期
15各团总支的有关材料长期
16团委牵头进行的重大活动的有关材料长期
17社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期
图书馆文件材料立卷归档范围和保管期限
XZ16
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关图书、情报工作的文件长期
2图书工作的规章制度长期
3图书工作计划、报告、总结长期
4图书概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久
5与校外交流的有关材料长期
信息技术中心文件材料立卷归档范围和保管期限
JX12 实验室建设
序号类 目 名 称保管期限
1上级关于信息化的文件、材料长期
2本校信息化建设的规划永久
3公共计算机实训室、电化教室（含语音室）的论证、评估、申报、审批材料永久
4公共计算机实训室、电化教室（含语音室）建设计划、总结材料长期
5公共计算机实训室、电化教室（含语音室）建设统计报表永久
6校园网络及网络资源建设和管理的材料
成教中心文件材料立卷归档范围和保管期限
JX19 成人教育
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关成人教育的文件
2培养目标、规格、学制等材料
3教学的规章制度（含教学计划与大纲、课表等）
4招生计划、落实情况、录取名单
5学籍管理材料
6毕业生的有关材料
7教材使用情况
注：由于《高等学校档案工作规范》中，没有成人教育的单独分类，因此，以上归档内容参照“教学类”。操作中，请根据工作实际增减。
各系、思政部文件材料立卷归档范围和保管期限
JX11综合
序号类 目 名 称保管期限归档部门
1非学历教育培训班、进修班材料长期各系
2学生运动会材料（秩序册、总成绩表等）长期体育与艺术系
JX12 学科与实验室建设
序号类 目 名 称保管期限
1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期
2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久
3重点学科、专业、实验室建设材料永久
4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期
5学科、专业、实验室建设统计报表永久
JX15 课堂教学与教学实践
序号类 目 名 称保管期限
1各专业教学计划、教学大纲永久
2课程建设要求及安排，校历，课表长期
3课程试题库长期
4典型教案、重要备课记录长期
5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期
6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短缺
附录：存系、部教学类档案
序号类 目 名 称保管期限
1毕业论文及评审意见长期
2课堂教学材料、课程进度表短期
3教师任课安排、教案长期
4优秀实习报告短期
5本专业教学检查、调查材料及总结短期
6教师工作量核算、登记材料短期
